Beredskapsplan

Innledning

Landsmøtet til Norges Musikkorps Forbund vedtok i 2008 at det skulle utarbeides beredskapsplaner for musikkorps.

Styret i Bryn skoles musikkorps (BSM) vedtok høsten 2013 at BSM skal ha en beredskapsplan særlig utarbeidet for vårt korps. Planen skal sikre gode rutiner for å ivareta musikanter, pårørende og organisasjonen hvis en uønsket hendelse inntreffer.

Formål med planen

– Beskrive hvordan korpset skal håndtere mindre alvorlige og alvorlige hendelser.

– Klarlegge roller, ansvar og fordeling av oppgaver knyttet til håndtering av alvorlige hendelser.

– Beskrive hvordan korpset håndterer forulykkede, pårørende, musikanter, korpstillitsvalgte og media når alvorlige hendelser inntreffer.

Definisjoner

Styreleder og nestleder

Leder og nestleder i styret i Bryn skoles musikkorps (BSM). Det er foreldre til musikanter i korpset som påtar seg disse vervene.

Dirigent og instruktør

Profesjonelle med ansvar for musikalsk ledelse og instruksjon. Bryn skoles musikkorps (BSM) er oppdragsgiver og lønner disse personene.

Korpsleder

Personer med ansvar for oppfølging av korpset. Vi har normalt to korpsledere pr. korps (AK, JK og HK). Det er foreldre til musikanter i korpset som påtar seg disse vervene.

Turleder

Organisatorisk leder når korpset er på tur. Normalt er det en av medlemmene i turkomiteen som er turleder. Det er foreldre til musikanter i korpset som sitter i turkomiteen og som er turleder.

Gruppeleder

Person med ansvar for en mindre gruppe musikanter (3-6 stk.) når korpset er på tur.

Mindre alvorlig hendelse

Hendelse som kan håndteres av én eller noen få voksne. Dette kan være situasjoner der musikanter har en uakseptabel atferd overfor andre musikanter eller voksne, musikanter som ikke følger ordensreglene for turer e.l.

Alvorlig hendelse

En hendelse som vil kreve mange voksne for å kunne håndteres. Dette kan være en uventet og uønsket hendelse som rammer og skader mennesker, miljø eller verdier. Dette kan oppstå på grunn av uhell og ulykker, eller den kan oppstå på grunn av bevisste, planlagte handlinger som f.eks. sabotasje, terror, vold/kriminalitet (blind eller målrettet).

Eksempler på alvorlige hendelser er:

  • Brann
  • Bil-/buss-/trafikkulykke
  • Badeulykke/drukning
  • Fallulykke
  • Forgiftning
  • Angrep/overfall/vold/voldtekt
  • Kidnapping
  • Forsvinning
  • Terror
  • Plutselig sykdom/død
  • Grovt tyveri (loppemarked)
  • Seksuelt misbruk/vold internt (mellom leder/musikant, musikant/musikant)
  • Underslag

Involverte

Med involverte menes de av korpsets medlemmer som er direkte rammet av hendelsen. Dersom situasjonen er uavklart, regnes alle potensielt rammede som involverte. Dette kan være hele korpset, ett av korpsene (AK, JK eller HK) eller en gruppe av musikanter. Ledere og/eller foresatte som representerer korpset og som er rammet, regnes også som involverte.

Pårørende

Som pårørende menes den/de involvertes nærmeste familie/foresatte.

Beredskap

Med beredskap menes planer med avklaringer om roller, ansvar og tiltak, som bedrer korpsets evne til å handle raskt og riktig når alvorlige hendelser inntreffer.

Beredskapsorganisasjon

Med beredskapsorganisasjon menes korpsets egne folk. Alle foreldre med styreverv i korpset eller med rolle og ansvar på tur eller arrangementer, inngår i beredskapsorganisasjonen når en alvorlig hendelse inntreffer.

Beredskapsleder

Beredskapsorganisasjonen ledes av en beredskapsleder. Når korpset er i Bærum m/omegn er det styreleder som er beredskapsleder, eventuelt nestleder hvis styreleder ikke er tilgjengelig. Når korpset er på tur er det turleder som er beredskapsleder.

Nødetater

Politi, brann, lege eller sykehus.

  1. Korpsets håndtering av hendelser

Korpsledere, dirigenter, instruktører og gruppeledere

Vi forsøker alltid å håndtere mindre alvorlige hendelser på lavest mulig nivå, dvs. at det normalt er korpsledere, dirigenter, instruktører eller gruppeledere som håndterer slike situasjoner. Vi har ingen fastsatte, skriftlige rutiner for håndtering av mindre alvorlige hendelser, så det blir opp til den enkelte voksne å vurdere og håndtere situasjonen. Hvis du som korpsleder, dirigent, instruktør eller gruppeleder føler deg usikker på hvordan du skal håndtere sitasjonen, skal du ta dette opp med styreleder, nestleder eller turleder – se nedenfor.

Styreleder, nestleder og turleder

Hvis korpsleder, dirigent, instruktør eller gruppeleder føler de ikke kan håndtere sitasjonen er det styreleder, eventuelt nestleder hvis styreleder ikke er tilgjengelig, som er ansvarlig for videre håndtering av en mindre alvorlig hendelse. Når korpset er på tur er det turleder som er ansvarlig for videre håndtering av mindre alvorlig hendelse.

Beredskapsplan

Beredskapsplanen nedenfor beskriver hva som må gjøres og hvem som har ansvar hvis en så alvorlig hendelse inntreffer at situasjonen ikke kan håndteres slik vi er organisert til vanlig.

Når skal beredskapsplanen iverksettes?

– Når det inntreffer en alvorlig hendelse som involverer korpsmedlemmer på øvelser, turer og arrangementer, inkludert loppemarked, der korpset deltar som en enhet, eller der grupper fra korpset deltar som korpsets representanter.

– Det er beredskapsleder, dvs. styreleder/nestleder eller turleder, som beslutter når beredskapsplanen skal iverksettes.

– Beredskapsplanen gjelder ikke ved anledninger der korpsmedlemmer deltar individuelt, selv om de er påmeldt som korpsets medlemmer (eks. sommerkurs, individuelle konkurranser eller ensemblekonkurranser).

  1. Før tur/arrangement utenfor Bærum

Styreleder og turleder utpeker i samråd en hjemmeværende kontaktperson. Dette vil normalt være en i styret eller en i turkomiteen som ikke er med på turen.

Turleder må før turen:

– Sørge for tilgjengelig kontaktliste over alle ledere, dirigenter og instruktører på turen.

– Sørge for tilgjengelig kontaktliste over alle foreldre/foresatte/nærmeste pårørende til alle deltakere på turen (musikanter, ledere, dirigenter, instruktører og turister).

– Skaffe oversikt over telefonnumre til nødetater på stedet som turen går til.

  1. Hvem har ansvar i ulike situasjoner?

Nødetatene

Brann, store trafikkulykker, terroraksjoner og lignende sorterer under nødetatene. Alle alvorlige hendelser som innebærer alvorlig personskade eller død vil også naturlig håndteres av nødetatene. I disse tilfellene har nødetatene hovedansvaret for informasjon til nærmeste pårørende, media og befolkningen, og også for koordineringen etatene imellom.

Korpsets beredskapsorganisasjon

Selv om nødetatene har ansvaret for håndtering av en alvorlig hendelse, vil det være behov for at korpset håndterer sin del av situasjonen – informasjon til involverte/pårørende, informasjon til øvrige korpsmedlemmer, kontakt med nødetatene etc.

Korpset v/beredskapsleder iverksetter beredskapsplanen ved behov, også om situasjonen håndteres av politi, brannvesen og/eller helsevesenet.

  1. Varsling av nødetater

Dersom en alvorlig hendelse inntreffer, varsles politi, brann, lege eller sykehus direkte.

BRANN: 110

POLITI: 112

AMBULANSE: 113

Dette skal du opplyse om:

  1. Hvem ringer?
  2. Telefonnummeret du ringer fra
  3. Hva har skjedd?
  4. Når skjedde det?
  5. Hvor har skaden skjedd
  6. Hvor ringer du fra
  7. Har du varslet andre?
  8. Aktuelle telefonnumre
  9. Kontaktperson på stedet
  10. Kontaktperson i beredskapsorganisasjonen

Ved alvorlige hendelser som innebærer alvorlige psykiske belastninger/traumer for involverte og/eller pårørende: Kontakt Legevakten i Asker og Bærum, tlf. 06780 eller Bjørnegård psykososiale senter, tlf. 67 80 70 80, dersom nødetatene eller eventuell involvert lege ikke tar ansvar for dette.

  1. Handlingsplan ved alvorlige hendelser
  2. Skaff oversikt over situasjonen
  3. Varsle nødetater hvis behov
  4. Varsle pårørende/bistå nødetatene med varsling
  5. Varsle korpsets medlemmer og foreldre
  6. Vurder behovet for å iverksette korpsets beredskapsorganisering
  7. Legg informasjon på hjemmesiden

Ved beredskapsorganisering:

  1. Fordel roller og ansvar
  2. Vurder behovet for å etablere pårørendesenter/-telefon m/ansvarlig
  3. Vurder behovet for å etablere informasjons-/mediesenter m/ansvarlig
  4. Vurder behovet for å informere media – send evt. lenke til hjemmesiden
  5. Vurder å tilkalle styrets leder
  6. Vurder å tilkalle forsterkninger fra NMF
  7. Vurder hendelsens/situasjonens alvorlighet med tanke på varighet – fordel krefter og ressurser, sørg for mat, drikke og hvile
  1. Fordeling av roller og ansvar

Det er beredskapsleder, dvs. styreleder/nestleder eller turleder, som fordeler roller og ansvar.

Det er utarbeidet tiltakskort for følgende roller:

  • Beredskapsleder
  • Sekretær (loggfører)
  • Hjemmeværende kontaktperson
  • Ansvarlig for involverte medlemmer/musikanter
  • Ansvarlig for korpsets øvrige medlemmer/musikanter
  • Pårørendekontakt
  • Kommunikasjon
  • Liason mellom nødetater og korpsets beredskapsorganisasjon
  • Forsyninger

Tiltakskortene gir en oversikt over hvilket ansvar og hvilke oppgaver som tilligger de ulike rollene. På tiltakskortene er det også mulig å skrive logg over utførte oppgaver.

  1. Beredskapsleder

Beredskapsleder, dvs. styreleder/nestleder eller turleder, har ansvar for å varsle politi/myndigheter og se til at nødvendig eksternt hjelpe- og redningspersonell er innkalt. Oppgavene kan delegeres.

Beredskapsleder fordeler ansvar og roller. Beredskapsleder har et særlig ansvar for å sørge for at alle i beredskapsorganisasjonen får hvile og søvn.

  1. Ansvar for involverte medlemmer/deltakere

Beredskapsleder utnevner en person som følger og ivaretar de av korpsets medlemmer som er direkte rammet av hendelsen (skadet/forulykket) – hos lege, på sykehus, hos politiet eller på skadestedet.

  1. Ansvarlig for korpsets øvrige medlemmer/deltakere

Beredskapsleder utnevner ansvarlig(e) som håndterer og ivaretar korpsets medlemmer som er på stedet, men ikke direkte involvert i ulykken eller skadet.

  1. Pårørendehåndtering

Faste rutiner og klare rammer for kontakt med de pårørende vil skape større ro og trygghet for alle parter. I en beredskapssituasjon vil man være mer avhengig av prosedyrer og klart definert ansvar enn i en normal situasjon.

Varsling og håndtering

Ved dødsfall skal informasjonen alltid gis av offentlig instans, dvs. politi eller prest.

Dersom situasjonen tillater det, bør beredskapsleder delta i førstegangsvarsling av pårørende. Ansvaret kan delegeres. Beredskapsleder har ansvaret for all kontakt med de pårørende. Varsling og oppfølging av pårørende kan delegeres til korpsleder. Ved en alvorlig hendelse utnevner beredskapsleder en pårørendeansvarlig.

Beredskapsleder vurderer om NMF skal kontaktes for eventuell støtte til håndtering av involverte på stedet og/eller pårørende.

Telefonnummeret til NMF er 815 56 777 (NMF servicetelefon 09.00–15.00).

Pårørendesenter/-telefon

Beredskapsleder vurderer om det er behov for egne lokaler for pårørende, i nærheten av ulykkesstedet eller annet sted. Dersom en alvorlig hendelse skjer mens korpset er på reise, kan et pårørendesenter opprettes på personalrommet på Bryn skole. Korpset utnevner da en pårørendeansvarlig som er i nærmiljøet.

Beredskapsleder iverksetter ved behov en egen kontakttelefon for pårørende.

Beredskapsleder vurderer behovet for å transportere pårørende til åstedet for hendelsen.

  1. Informasjon

Intern informasjon

God intern informasjon er avgjørende for å skape ro rundt situasjonen og ivareta korpsets medlemmer. Er korpset på tur, må informasjonen ivaretas både overfor turdeltakerne og de av korpsets medlemmer og pårørende som ikke er med på turen. På alle turer og arrangementer skal beredskapsleder ha med liste med telefonnummer til medlemmers foreldre og foresatte, eventuelt sikre at medlemslisten på Styreweb er tilgjengelig.

Korpsets lukkede Facebookgruppe og e-post kan brukes som informasjonskanal – men kun for informasjon som er bekreftet og frigitt av nødetater og beredskapsleder.

Ekstern informasjon

Korpsets hjemmeside oppdateres med faktaorientert informasjon om hendelsen – hva som har skjedd, hvor, når og eventuelt hvor mange som er involvert. Kun opplysninger som er frigitt av nødetatene og beredskapsleder skal publiseres – og med varsomhet.

Nødetatene/sykehus/offentlige etater har ansvaret for å informere om navn og status på forulykkede og årsaken til hendelsen.

Informasjon om pårørendetelefon/-senter og kontaktinformasjon til medieansvarlig legges på korpsets hjemmeside.

Presseinformasjon: Lenke til hjemmesiden sendes til media ved behov. Slik informasjon kan dempe pågangen fra media.

Mediehåndtering

En alvorlig ulykke vil vekke medienes interesse. Korpset medietalsperson er beredskapsleder. Beredskapsleder kan delegere ansvaret ved behov. Hvis mulig bør samme person håndtere media gjennom hele hendelsen. Ved langvarig belastning må oppgaven deles/delegeres.

Ved behov oppretter korpset et informasjons-/pressesenter på/ved skadestedet.

Gode råd for kontakt med media
Korpsets medlemmer og pårørende skal instrueres i varsomhet ved bruk av sosiale medier og ved mediekontakt.

Styremedlemmer i korpset eller venner/Facebookvenner av personer som er involvert i ulykker/hendelser, kan bli kontaktet av media. Her følger noen råd om mediekontakt:
1. Du har lov til å uttale deg – men husk at du kan angre uttalelser gitt på impuls.

  1. Du kan ikke uttale deg om dødsfall/personskade – dette håndteres av nødetatene og korpsets beredskapsleder.
  2. Ta deg tid til å tenke gjennom hva du vil si. Be om at de ringer tilbake om en stund.
    4. Det er lov å si ”beklager, det ønsker jeg ikke å uttale meg om”.
    5. Rådfør deg gjerne med voksne eller venner før du uttaler deg.
  3. Hvis du uttaler deg, be om å få lese gjennom dine uttalelser som skal trykkes (sitatsjekk). Få teksten tilsendt på e-post/sms, og be om at den ikke trykkes før du har godkjent den.
  4. Du kan henvise media til korpsets medietalsperson, som er beredskapsleder, dvs. styreleder/nestleder eller turleder, eller den som er utnevnt av beredskapsleder.
  5. Du kan henvise media til korpsets hjemmeside, som skal ha oppdatert informasjon om hendelsen.
  1. Oppsummering og evaluering

Beredskapsleder har ansvar for at det, etter at beredskapssituasjonen er over, snarest mulig foretas en oppsummering og evaluering. 

Revidert februar 2017

Styret